Preguntas frecuentes sobre 4Labs PRO
Respuestas directas para operadores de restaurantes, sodas, panaderías y tiendas en Costa Rica. Si tu pregunta no está acá, escribinos a soporte@4labspro.com o agendá una demo.
¿Qué es 4Labs PRO?
4Labs PRO es el software con el que un restaurante en Costa Rica opera el día completo: la comanda entra por el POS de mesa o por el QR del comensal, la cocina la despacha plato por plato en el KDS, cada venta descuenta el inventario PEPS según la receta, y el tiquete sale como comprobante electrónico conforme a la versión 4.4 del Ministerio de Hacienda. En el mismo sistema viven las reservas por WhatsApp, el arqueo de caja, la planilla y un copiloto de IA.
¿Cuánto cuesta un sistema POS para restaurantes en Costa Rica?
El precio de 4Labs PRO depende de cuántas sucursales y usuarios tenés, qué módulos necesitás y la implementación. Te pasamos una propuesta por escrito con el alcance y el precio mensual, y el servicio es mes a mes, sin plazo mínimo de permanencia.
¿4Labs PRO funciona con la facturación electrónica del Ministerio de Hacienda?
4Labs PRO emite tiquetes y facturas electrónicas conforme a la versión 4.4 del Ministerio de Hacienda de Costa Rica. El sistema firma el XML, lleva los consecutivos, consulta el estado ante Hacienda hasta que el documento resuelve y le entrega al cliente su comprobante por correo con el PDF adjunto. También recibe las facturas de tus proveedores, te lleva el plazo legal de ocho días hábiles para responder el mensaje receptor y deja ese XML listo para ingresar la mercadería a la bodega. Tu llave criptográfica se carga una sola vez.
¿Qué es inventario PEPS y por qué importa en un restaurante?
4Labs PRO lleva el inventario por lotes con método PEPS (primero en entrar, primero en salir), así que cada plato se costea contra el lote que de verdad se consumió y no contra un precio de lista. De ahí salen los dos números que un restaurante necesita: el costo de comida real por producto y el valor exacto de la bodega para la declaración. El descuento ocurre solo al vender un producto con receta ligada, y una salsa hecha en casa se costea como cualquier otro insumo.
¿Cuánto se tarda en configurar 4Labs PRO?
4Labs PRO se pone en marcha con acompañamiento y no con un formulario de autoservicio. Coordinamos una llamada o una visita, importamos tu menú desde el archivo del sistema anterior, generamos los QR de las mesas y dejamos el panel vendiendo el mismo día. Lo que toma más tiempo es lo que depende de terceros: la facturación electrónica pide tu llave criptográfica y tus datos ante Hacienda, y el inventario pide una primera carga de existencias. Eso lo hacemos con vos, sin frenar el servicio.
¿Cómo migro mi menú y mi inventario desde Hiopos u otro sistema?
4Labs PRO importa tu menú, tu inventario inicial y tu histórico de ventas desde archivos CSV, así que nadie tiene que teclear el catálogo plato por plato al migrar desde Hiopos u otro sistema. Cada importación obliga a ver un ensayo antes de escribir: muestra qué se va a crear y en qué línea del archivo hay un error. La numeración de tiquetes puede continuar donde la dejó el sistema anterior, y el histórico entra en una tabla aparte para que no se mezcle con las ventas nuevas.
¿Qué pasa si se cae el internet en medio del servicio?
4Labs PRO sigue tomando pedidos y cobrando sin internet: cada tablet trabaja con el catálogo y las pantallas que ya cargó, guarda en una cola lo que se haga y lo sube sola al volver la señal, sin cobrar dos veces la misma cuenta. La hora que se guarda es la del cobro real, así que el arqueo del turno cuadra igual. Emitir ante Hacienda sí necesita conexión y el tiquete queda encolado. Con una mini-PC en el local, la comanda le sigue llegando a la cocina y a la impresora.
¿Necesito hardware especial o comprar una caja registradora?
4Labs PRO corre en el navegador de la tablet, la computadora o el teléfono que ya tenés, con Chrome o Safari, así que no hay que comprar una caja registradora. Para el tiquete servimos impresoras térmicas ESC/POS por USB, Bluetooth o red; las de red se alcanzan con una mini-PC del local, que además le lleva las comandas del mesero a la pantalla de cocina. El modo Supermercado trabaja con lectores de código de barras USB estándar, de los que se consiguen en cualquier lado.
¿Funciona con la impresora térmica que ya tiene el local?
4Labs PRO imprime en impresoras térmicas ESC/POS, que son las que ya tiene casi todo local en Costa Rica, conectadas por USB, Bluetooth o red. El tiquete sale con los datos de tu emisor, tu logo, el desglose del servicio y la propina, el vuelto contado y el número de tu propia serie. Un local puede tener varias impresoras y asignarle una a cada mesero, así que el papel sale por la que tiene al lado. Si tu impresora es de red, se alcanza con una mini-PC del local.
¿Se integra con Uber Eats?
¡Sí! La integración con Uber Eats ya está disponible en 4Labs PRO. Conectá la tienda de cada sucursal, recibí y gestioná pedidos desde administración, enviá las órdenes aceptadas a cocina y publicá tu carta con sus modificadores. Nuestro equipo te acompaña en la activación. Los pedidos de Uber Eats mantienen las condiciones comerciales de la plataforma.
¿El comensal puede pedir desde la mesa con el QR?
4Labs PRO trae pedido por QR: quien escanea abre la carta de esa sucursal en su teléfono, ordena, y la comanda entra directo a la pantalla de cocina con el número de mesa. El comensal ve el estado de su pedido y la cuenta acumulada de la mesa; el cobro lo cierra el mesero o la caja. Como nadie revisa ese pedido antes de que llegue a la parrilla, cada sucursal fija sus propios límites de líneas, cantidades, monto y frecuencia.
¿Cómo maneja el 10% de servicio y las propinas?
4Labs PRO sella el 10% de servicio en el momento de abrir la cuenta, así que cambiar el porcentaje no re-tarifa las mesas que ya están servidas, y sólo se cobra en cuentas de salón. Un producto puede quedar exento, como el empaque para llevar, que no es servicio de mesa. El servicio y la propina viven en columnas propias: no inflan tus ventas ni tu margen, se registran como lo que le pertenece al personal, y el cierre de caja los reporta aparte para repartirlos.
¿Se puede dividir la cuenta entre varias personas?
4Labs PRO divide una cuenta de tres maneras: en partes iguales, por producto, o por porciones de una misma línea cuando tres personas comparten una pizza. Cada invitado paga con su propio método, y el 10% de servicio y cualquier descuento se reparten por consumo y no a la cabeza, en céntimos enteros, así que la suma de las partes da exactamente el total de la mesa. Y si una mesa quedó partida en dos cuentas por error, se vuelven a unir sin perder líneas.
¿Puedo tener varias sucursales con el mismo panel?
4Labs PRO maneja varias sucursales bajo la misma cuenta, con un selector en la barra lateral y permisos por persona y por local. Podés copiar el menú de una sucursal a otra sin pisar los precios ni las fotos que cada una ya ajustó, trasladar insumos entre bodegas al costo real de los lotes, y leer los reportes de todas juntas o de una sola. Dos marcas que comparten cocina, bodega, carta o cajón se agrupan para que operen como una sin mezclar sus libros.
¿Sirve para una soda pequeña o es sólo para restaurantes grandes?
4Labs PRO sirve igual en una soda de una sola persona atendiendo: alcanza con un teléfono o una tablet, y lo que no usés se esconde de la pantalla de mesero y de caja para que no estorbe. Podés arrancar cobrando y con la carta por QR, y sumar inventario, recetas y facturación electrónica cuando haga falta, sin cambiar de sistema. Hay además una vista simple, con letra y botones grandes, para quien nunca trabajó con un punto de venta.
¿Qué es el modo Supermercado?
El modo Supermercado de 4Labs PRO convierte una sucursal en tienda: se escanea el código de barras y el producto cae al carrito, y si el código no existe el sistema te lleva a darlo de alta con el código ya puesto, con inventario por SKU en vez de receta. Sirve para pulperías, minisúpers, tiendas de conveniencia y para el restaurante que además vende bebidas, dulces o empacados. Se activa sucursal por sucursal desde la pantalla de Sucursal, sin tocar las que siguen operando como restaurante.
¿Qué hace el copiloto de IA?
El copiloto de IA de 4Labs PRO contesta en lenguaje natural preguntas sobre tu propia operación: cuál fue el plato más rentable del mes, qué insumo está por acabarse, cómo cerró la caja de ayer. Trabaja con los datos de tu sucursal dentro del panel, y el reporte de ventas por correo se programa aparte.
¿En qué se diferencia de un punto de venta genérico?
4Labs PRO no se detiene en cobrar y emitir: opera también la cocina y la bodega, que es donde un restaurante gana o pierde el margen. La venta de un casado descuenta el lote de tomate por receta, el bar despacha su trago sin cerrarle la comanda a la parrilla, el conteo físico congela el teórico para poder compararlo de verdad, y el corte del turno enseña si sus propias cifras cuadran entre sí y qué mirar cuando no. Todo bajo las reglas fiscales de Costa Rica.
¿Guarda mis datos en Costa Rica? ¿Cumple con protección de datos?
4Labs PRO guarda tus datos en infraestructura en la nube, cifrados en tránsito con TLS y en reposo con AES-256. El aislamiento no depende de la pantalla: cada consulta se filtra en la base de datos por sucursal (Row-Level Security), así que la terminal de un local no alcanza la información de otro ni con la consola del navegador abierta. Seguimos las prácticas de la Ley 8968 de protección de datos personales de Costa Rica, y cada acción sensible queda registrada con quién la hizo y cuándo.
¿Los datos son míos? ¿Cómo los saco si me voy?
Los datos de tu restaurante son tuyos y 4Labs PRO no los usa para amarrarte. Desde el panel bajás cada corte de caja en PDF y en Excel, el inventario valorizado y la cobertura de recetas en CSV, y los reportes que pide la declaración mensual. Si algún día decidís irte, coordinamos la entrega del resto de tu información en formato abierto. Tus comprobantes electrónicos, además, ya están en poder de Hacienda y de cada cliente que los recibió por correo.
¿Puedo cancelar cuando quiera?
En 4Labs PRO no hay plazo mínimo de permanencia: el servicio es mes a mes y lo terminás avisándonos por escrito con treinta días de anticipación, sin penalidad. Antes de irte te dejamos tu información en la mano: los cortes de caja bajan en PDF y Excel, el inventario valorizado y los reportes fiscales en CSV, y coordinamos con vos la entrega del resto. La idea es que te quedés porque el sistema te sirve, no porque firmaste algo.
¿Ofrecen soporte en español y en horario de Costa Rica?
El soporte de 4Labs PRO lo da gente que habla español costarricense y trabaja en horario de Costa Rica (UTC−6), no un centro de llamadas en otra zona horaria. Nos escribís a soporte@4labspro.com o agendás una llamada por Google Meet o Zoom. En la puesta en marcha acompañamos la carga del menú, la configuración de la facturación electrónica y la primera semana de servicio, que es cuando de verdad aparecen las dudas y cuando un sistema nuevo se cae o se sostiene.
¿Lista tu operación para 4Labs PRO?
Conversamos, entendemos tu restaurante y te mostramos cómo dejarlo funcionando. Sin ataduras: cancelás cuando querés.